Le ministère de la communication et des médias a organisé mardi 06 août 2019 à Bujumbura, une formation à l’endroit des Directeurs Généraux, des directeurs de départements et des responsables des médias pour leur apprendre comment préparer les plans d’actions, les techniques de suivi évaluation des plans d’actions et comment produire les rapports et les transmettre à temps.
Dans son mot d’ouverture, le Ministre de la communication et des médias Fréderic Nahimana a indiqué que le ministère a beaucoup de nouveaux employés qui ne sont pas dans le domaines des médias d’où l’impérieuse nécessité de renforcer leurs capacités en vue de prester correctement dans un domaine qui leur est étrange.
Le ministère avait invité deux experts de la présidence de la république qui travaillent dans le comité d’évaluation des organisations de l’administration publique (CECOP) qui ont animé la formation.
Les experts ont fait savoir qu’un plan d’action annuel (PAA) doit se référer sur la vision 2020-2025, les objectifs de développement durables, le programme national de développement ainsi que d’autres politiques stratégiques du Gouvernement et que chaque ministère dispose d’un document des politiques dans lequel doit suivre la planification.
Chaque PAA ne doit pas dépasser 20 objectifs principaux et doit comporter l’objectif principal, les actions concrètes, les résultats mesurables attendus, les indicateurs objectivement vérifiables, la zone d’action et l’échéance de réalisation.
Au cours de chaque exercice les experts ont précisé qu’on ne doit rien modifier dans le plan d’action.
Concernant le suivi et l’évaluation des ministres et des institutions personnalisées, les experts ont indiqué qu’ils se font chaque semestre et à la fin de l’année mais qu’ils se basent sur les PAA. Si un plan d’action n’a pas été réalisé suite au manque de moyens et si on a réalisé beaucoup de choses ne figurant pas dans le PAA, les experts demandent de justifier le pourquoi tout en annexant la lettre de demande de fonds et sa réponse ou de préciser les bailleurs qui ont aidé pour faire plus que prévu.
Les experts disent que les rapports doivent être au nombre de 12 mensuels, 3 trimestriels et un annuel. Ils ont demandé à ces cadres d’être conçus et précis et de ne pas produire un rapport alourdissant de plusieurs pages.
La transmission du rapport doit se faire au plus tard le 15 du mois suivant ont –ils précisé sinon, il n’est pas considéré.
Les experts ont aussi indiqué que ces rapports font l’objet des notations des différents ministères, qu’un ministère qui ne produit pas des rapports régulièrement et qui ne suit pas le canevas indiqué est mal coté bien que sur terrain c’est un ministère aux yeux des non avertis fait beaucoup de choses.
Les experts exhortent à ces cadres de faire un bon rapportage parce selon eux, les omissions dans différents rubriques ou la non justifications de ceci ou cela donne une note non satisfaisante.
L’objectif de la présidence n’est pas de voir tel ou tel ministère en dessous de la moyenne, mais plutôt l’accroitre la moyenne du Gouvernement, ont conclu les experts.